Điều này có thể khiến bạn lo lắng “Phải làm sao để không đánh mất cơ hội quan trọng này?”. Hãy yên tâm, xử lý tình huống này không hề khó nếu bạn áp dụng 1 trong 3 phương thức dưới đây.
Gửi email xin hoãn lịch phỏng vấn
Ngay khi nhận ra bản thân không thể tham gia phỏng vấn tuyển dụng tại TPHCM, Hà Nội… đúng lịch đã hẹn, điều đầu tiên bạn nên nghĩ đến là gửi email thông báo cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Đây không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian, công việc của họ mà còn là cách để bạn ghi điểm với tác phong chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng dù có bỏ lỡ cơ hội hợp tác trước mắt.
 |
Lợi thế lớn nhất của email là bạn sẽ có thời gian để suy nghĩ, cân nhắc từng câu, từng chữ trước khi gửi đi, đảm bảo truyền tải thông tin, thái độ và cảm xúc của bản thân một cách rõ ràng và chân thành nhất. Qua đó, bạn không chỉ khéo léo gửi lời xin lỗi mà còn có cơ hội dời lịch phỏng vấn sang thời điểm phù hợp hơn. Bên cạnh đó, viết email cũng là một trong những cách làm hiệu quả để bạn trau dồi kỹ năng giao tiếp bằng văn bản – một tố chất vô cùng cần thiết trong bất kỳ môi trường làm việc hiện đại nào.
Yêu cầu về bố cục của email:
• Tiêu đề rõ ràng, khái quát được mục đích chính của email.
• Lời chào gửi đến người phụ trách (thường là HR hoặc người sắp xếp phỏng vấn).
• Nêu lý do một cách ngắn gọn, thành thực. Không cần quá dài dòng, quá chi tiết, chỉ cần đủ để nhà tuyển dụng hiểu rằng bạn thực sự gặp khó khăn và việc hoãn lịch phỏng vấn là điều bất khả kháng.
• Đề xuất lịch hẹn mới nếu bạn vẫn muốn giữ cơ hội phỏng vấn.
• Lời xin lỗi và cảm ơn.
Mẫu email tham khảo:
Kính gửi Anh/Chị [tên người liên hệ],
Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và quý công ty đã sắp xếp buổi phỏng vấn cho vị trí [vị trí ứng tuyển] vào ngày [ngày hẹn phỏng vấn].
Tôi rất tiếc phải báo rằng vì một số lý do cá nhân đột xuất, tôi không thể đến tham dự buổi phỏng vấn vào thời gian đã hẹn. Nếu có thể, tôi rất hy vọng có thể dời lịch phỏng vấn sang thứ 5 hoặc thứ 6 tuần này, vào bất kỳ khung giờ nào tiện cho Anh/Chị.”
Một lần nữa, tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và hy vọng có cơ hội gặp mặt vào một ngày gần nhất.
Trân trọng cảm ơn!
Gọi điện thoại trực tiếp
Nếu thời gian quá gấp gáp, bạn nên chọn cách gọi điện trực tiếp cho người phụ trách tuyển dụng. Liên hệ qua điện thoại không chỉ giúp nhà tuyển dụng nhận được thông tin một cách nhanh chóng mà còn thể hiện sự chân thành và tinh thần trách nhiệm của bạn ngay cả trong những tình huống cấp bách.
 |
Mặc dù cách làm này có thể khiến bạn cảm thấy hồi hộp, khó lòng chọn lọc từ ngữ và diễn đạt trọn vẹn suy nghĩ của bản thân nhưng hãy nhớ rằng, thành thật luôn là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề. Tin rằng, nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên có tinh thần chủ động, khả năng xử lý tình huống và sự chuyên nghiệp trong công việc cũng như lối hành xử.
Khi trao đổi qua điện thoại, bạn có thể trình bày ngắn gọn như sau:
"Chào Anh/Chị [tên nhà tuyển dụng],
Tôi là [tên của bạn] - ứng viên được mời tham gia phỏng vấn vị trí [vị trí ứng tuyển] vào lúc [thời gian hẹn phỏng vấn]. Tôi rất tiếc phải báo rằng vì một số lý do cá nhân đột xuất, tôi không thể đến phỏng vấn vào thời gian đã hẹn. Nếu có thể, tôi rất hy vọng có thể dời lịch phỏng vấn sang ngày mai, vào bất kỳ khung giờ nào tiện cho Anh/Chị.
Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm từ quý công ty".
Trong quá trình trao đổi, hãy cố gắng giữ thái độ bình tĩnh, lịch sự và đừng quên bày tỏ lòng biết ơn nếu nhà tuyển dụng sẵn sàng hiểu và thông cảm cho vấn đề của bạn.
Liên hệ qua mạng xã hội
Liên hệ qua mạng xã hội như Facebook hay Zalo cũng là một phương án để lựa chọn nếu trước đó bạn từng kết nối với nhà tuyển dụng qua những nền tảng này. Tuy đây không phải phương thức ưu tiên hàng đầu nhưng vẫn có thể chấp nhận được trong những tình huống bất khả kháng, khi cả hai phương thức gửi email và gọi điện thoại đều không khả thi đối với bạn.
 |
Cần lưu ý rằng, việc liên hệ qua mạng xã hội phải giữ được sự chỉn chu và tính chuyên nghiệp. Một tin nhắn tuy đơn giản nhưng rõ ràng và chân thành vẫn thể hiện được sự tôn trọng của bạn dành cho thời gian và công việc của nhà tuyển dụng.
Chào Anh/Chị [tên nhà tuyển dụng],
Tôi là [tên của bạn], ứng viên cho vị trí [vị trí ứng tuyển] vào lúc [thời gian hẹn phỏng vấn]. Rất tiếc vì một số lý do cá nhân đột xuất, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã hẹn.
Nếu có thể, tôi rất mong được dời lịch phỏng vấn sang [thời gian phù hợp với bạn]. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và rất cảm kích nếu nhận được sự thông cảm từ Anh/Chị.
Cảm ơn Anh/Chị rất nhiều và rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.
Những điều cần lưu ý khi xin hoãn lịch phỏng vấn
• Đừng đợi phút chót mới thông báo: Nếu bạn biết mình không thể đến phỏng vấn đúng hẹn, hãy thông báo sớm nhất có thể để nhà tuyển dụng có thời gian điều chỉnh lịch làm việc của họ.
• Tránh đưa ra lý do không chính đáng: Nhà tuyển dụng có thể thông cảm nếu lý do của bạn hợp lý, nhưng nếu bạn chỉ cố gắng viện cớ, họ sẽ không đánh giá cao uy tín và sự chuyên nghiệp của bạn.
• Không quên gửi lời cảm ơn: Sau khi được sắp xếp lại lịch phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì sự linh hoạt và cảm thông của họ.
Khi không thể tham gia phỏng vấn xin việc đúng hẹn, cách bạn thông báo và xử lý tình huống sẽ nói lên rất nhiều đức tính của bạn, bao gồm sự chuyên nghiệp trong công việc. Một nhà văn nổi tiếng từng nói: "Tôi cho rằng, người khác tôn trọng tôi vì tôi rất tốt đẹp. Nhưng sau này tôi mới hiểu, người khác tôn trọng tôi bởi bản thân họ vốn rất tốt đẹp. Những người tốt đẹp sẽ tôn trọng tất cả mọi người". Và dĩ nhiên, những người tốt đẹp sẽ nhận được sự yêu mến của tất cả mọi người.
