Hệ thống Youth UEH E-Office giúp việc quản trị, vận hành không gian làm việc của Đoàn - Hội qua Microsoft Teams trở nên thông minh và hiệu quả, cụ thể với cơ sở là 2 ứng dụng Power Automate và Microsoft Form. Hệ thống tiếp nhận và phê duyệt các văn bản đã giúp quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản giữa Đoàn - Hội trường với các khoa/viện/kí túc xá và các câu lạc bộ trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian trong quá trình trao đổi và phê duyệt.
Ngoài ra, nhằm giảm thiểu áp lực sử dụng cơ sở vật chất, Đoàn - Hội trường ĐH Kinh tế TP. HCM đã chuyển đổi Microsoft Teams thành nền tảng họp mặt chính trong các hoạt động, cuộc họp online của Đoàn - Hội. Microsoft Team cho phép các cuộc họp diễn ra không bị giới hạn thời gian như Google Meet, đồng thời được phép ghi hình với dung lượng lớn so với Webex, Zoom hay các nền tảng khác.
 |
Ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội (gọi tắt Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office) nhận Giải thưởng Hồ Hảo Hớn năm 2023 do Thành Đoàn TP. HCM vinh danh. |
Không gian làm việc, tổ chức hoạt động trên các nền tảng ứng dụng Metaverse mở ra những lối đi mới mẻ cho hoạt động Đoàn - Hội tại trường ĐH Kinh tế TP. HCM.
Theo Đoàn Thanh niên trường ĐH Kinh tế TP. HCM, thành công của “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn” đã đạt được nhiều kết quả cụ thể sau một thời gian áp dụng.
 |
| Giao lưu sinh viên quốc tế trong hoạt động International Day. (Ảnh: UEH) |
Việc ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội đã tối ưu hóa thời gian xử lý các yêu cầu phê duyệt từ cơ sở về kế hoạch tổ chức, xin ý kiến các nội dung; đăng ký sử dụng cơ sở vật chất như: mượn Hội trường; đăng ký đặt bàn truyền thông tại sảnh B2; mượn phòng học; đăng ký sử dụng các dịch vụ website trắc nghiệm sẽ được phê duyệt trong vòng 24 giờ, đồng thời lưu trữ và dễ dàng tracking trên hệ thống.
Các cơ sở Đoàn của trường dễ dàng trong việc theo dõi giám sát lịch trống và tình trạng sử dụng của cơ sở vật chất. Từ đó thực hiện hiệu quả quy trình “không giấy” giữa cơ sở Đoàn - Văn phòng Đoàn Hội và các đơn vị chức năng đối với các công tác: mượn Hội trường, mượn phòng học, đặt bàn truyền thông tuyên truyền về các hoạt động, mượn cơ sở vật chất tại trường ĐH Kinh tế TP. HCM.
 |
| Chương trình Tuyên dương cán bộ Đoàn Hội UEH - Sức trẻ Kinh tế 2022. (Ảnh: UEH) |
Một điểm đặc biệt là việc ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội, cán bộ Đoàn - Hội sẽ được nhắc lịch họp, lịch chương trình nằm trong thành phần tham gia qua email.
Qua gần một năm triển khai, hệ thống đã tiếp nhận đăng ký của 34.758 lượt sinh viên cho 45 hoạt động triển khai qua hình thức trên giúp tiết kiệm hơn 60 triệu đồng tiền in ấn vé và chi phí hỗ trợ Ban Tổ chức. Việc ứng dụng chuyển đổi số đã giảm thiểu hơn 4.800 giờ xử lý quy trình, chờ duyệt các hoạt động và tiết kiệm hơn 15 triệu đồng tiền in ấn và giấy tờ. Trong học kỳ cuối 2022, Hiệu suất của các cán bộ Đoàn - Hội cấp trường được nâng cao 17% hiệu suất so với các học kỳ trước. Tính đến hiện tại, đã có hơn 384 cuộc họp lớn nhỏ của cấp trường và cơ sở diễn ra trên nền tảng Teams, Webex, với quy mô tối đa 1000 sinh viên.
