‘Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office’ giành giải thưởng Hồ Hảo Hớn

0:00 / 0:00
0:00
SVVN - Ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội (gọi tắt Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office) của Đoàn trường ĐH Kinh tế TP. HCM là một trong 9 mô hình, giải pháp đoạt Giải thưởng Hồ Hảo Hớn năm 2023 mà Thành Đoàn TP. HCM vừa vinh danh mới đây.

Hệ thống Youth UEH E-Office giúp việc quản trị, vận hành không gian làm việc của Đoàn - Hội qua Microsoft Teams trở nên thông minh và hiệu quả, cụ thể với cơ sở là 2 ứng dụng Power Automate và Microsoft Form. Hệ thống tiếp nhận và phê duyệt các văn bản đã giúp quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản giữa Đoàn - Hội trường với các khoa/viện/kí túc xá và các câu lạc bộ trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian trong quá trình trao đổi và phê duyệt.

Ngoài ra, nhằm giảm thiểu áp lực sử dụng cơ sở vật chất, Đoàn - Hội trường ĐH Kinh tế TP. HCM đã chuyển đổi Microsoft Teams thành nền tảng họp mặt chính trong các hoạt động, cuộc họp online của Đoàn - Hội. Microsoft Team cho phép các cuộc họp diễn ra không bị giới hạn thời gian như Google Meet, đồng thời được phép ghi hình với dung lượng lớn so với Webex, Zoom hay các nền tảng khác.

‘Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office’ giành giải thưởng Hồ Hảo Hớn ảnh 1

Ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội (gọi tắt Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office) nhận Giải thưởng Hồ Hảo Hớn năm 2023 do Thành Đoàn TP. HCM vinh danh.

Không gian làm việc, tổ chức hoạt động trên các nền tảng ứng dụng Metaverse mở ra những lối đi mới mẻ cho hoạt động Đoàn - Hội tại trường ĐH Kinh tế TP. HCM.

Theo Đoàn Thanh niên trường ĐH Kinh tế TP. HCM, thành công của “Giải pháp ứng dụng công nghệ số trong điều hành các hoạt động của Đoàn” đã đạt được nhiều kết quả cụ thể sau một thời gian áp dụng.

‘Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office’ giành giải thưởng Hồ Hảo Hớn ảnh 2
Giao lưu sinh viên quốc tế trong hoạt động International Day. (Ảnh: UEH)

Việc ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội đã tối ưu hóa thời gian xử lý các yêu cầu phê duyệt từ cơ sở về kế hoạch tổ chức, xin ý kiến các nội dung; đăng ký sử dụng cơ sở vật chất như: mượn Hội trường; đăng ký đặt bàn truyền thông tại sảnh B2; mượn phòng học; đăng ký sử dụng các dịch vụ website trắc nghiệm sẽ được phê duyệt trong vòng 24 giờ, đồng thời lưu trữ và dễ dàng tracking trên hệ thống.

Các cơ sở Đoàn của trường dễ dàng trong việc theo dõi giám sát lịch trống và tình trạng sử dụng của cơ sở vật chất. Từ đó thực hiện hiệu quả quy trình “không giấy” giữa cơ sở Đoàn - Văn phòng Đoàn Hội và các đơn vị chức năng đối với các công tác: mượn Hội trường, mượn phòng học, đặt bàn truyền thông tuyên truyền về các hoạt động, mượn cơ sở vật chất tại trường ĐH Kinh tế TP. HCM.

‘Văn phòng điện tử UEH Youth E-Office’ giành giải thưởng Hồ Hảo Hớn ảnh 3
Chương trình Tuyên dương cán bộ Đoàn Hội UEH - Sức trẻ Kinh tế 2022. (Ảnh: UEH)

Một điểm đặc biệt là việc ứng dụng các nền tảng công nghệ vào công tác vận hành, quản lý các hoạt động Đoàn - Hội, cán bộ Đoàn - Hội sẽ được nhắc lịch họp, lịch chương trình nằm trong thành phần tham gia qua email.

Qua gần một năm triển khai, hệ thống đã tiếp nhận đăng ký của 34.758 lượt sinh viên cho 45 hoạt động triển khai qua hình thức trên giúp tiết kiệm hơn 60 triệu đồng tiền in ấn vé và chi phí hỗ trợ Ban Tổ chức. Việc ứng dụng chuyển đổi số đã giảm thiểu hơn 4.800 giờ xử lý quy trình, chờ duyệt các hoạt động và tiết kiệm hơn 15 triệu đồng tiền in ấn và giấy tờ. Trong học kỳ cuối 2022, Hiệu suất của các cán bộ Đoàn - Hội cấp trường được nâng cao 17% hiệu suất so với các học kỳ trước. Tính đến hiện tại, đã có hơn 384 cuộc họp lớn nhỏ của cấp trường và cơ sở diễn ra trên nền tảng Teams, Webex, với quy mô tối đa 1000 sinh viên.

MỚI - NÓNG

Có thể bạn quan tâm

Sinh viên xuất sắc chia sẻ gì nhân dịp năm mới? Ảnh: DƯƠNG TRIỀU

Sinh viên xuất sắc: Năm mới, mục tiêu mới

SVVN - Năm mới không chỉ là thời điểm nhìn lại hành trình đã qua mà còn là lúc mỗi người đặt ra những mục tiêu mới. Với các sinh viên xuất sắc, đây cũng là dịp để chia sẻ về những trải nghiệm, bài học và khát vọng phát triển bản thân trong năm tới. Hãy cùng lắng nghe những câu chuyện và lời nhắn nhủ đầy cảm hứng từ những gương mặt tiêu biểu trong học tập, nghiên cứu khoa học và hoạt động Đoàn – Hội.
Ba thủ lĩnh sinh viên và những khát vọng trong năm mới

Ba thủ lĩnh sinh viên và những khát vọng trong năm mới

SVVN - Bước sang năm mới Ất Tỵ 2025, nhiều sinh viên trên cả nước đang đặt ra những mục tiêu mới, không chỉ trong học tập mà còn trong các hoạt động cống hiến cho cộng đồng. Trong đó, Nguyễn Huỳnh Thùy Linh, Vũ Thị Minh Hậu và Ngô Ngọc Đức – ba thủ lĩnh sinh viên tiêu biểu – đã có những chia sẻ đầy cảm hứng về hành trình phấn đấu của mình.
Sinh viên Lào, Campuchia tưng bừng đón Tết cổ truyền Việt Nam

Sinh viên Lào, Campuchia tưng bừng đón Tết cổ truyền Việt Nam

SVVN - Tết Nguyên đán không chỉ là dịp sum vầy của người Việt mà còn là cơ hội để các bạn sinh viên nước ngoài đang học tập tại Việt Nam trải nghiệm và gắn kết với văn hóa đặc sắc của đất nước. Tại Ký túc xá (KTX) Lào TP. HCM, hàng trăm sinh viên Lào và Campuchia đã chọn ở lại đón Tết cổ truyền Việt Nam, tạo nên một không khí đặc biệt, đong đầy tình hữu nghị và ấm áp như gia đình.
Thủ lĩnh Hội Sinh viên tỉnh Đồng Nai và câu chuyện truyền cảm hứng đến năm 2025

Thủ lĩnh Hội Sinh viên tỉnh Đồng Nai và câu chuyện truyền cảm hứng đến năm 2025

SVVN - Năm 2025 là một cột mốc rất đặc biệt khi chúng ta sẽ kỷ niệm 75 năm Ngày truyền thống học sinh, sinh viên và Hội Sinh viên Việt Nam. Với tinh thần đó, Hội Sinh viên tỉnh Đồng Nai đang không ngừng đổi mới các hoạt động để mang đến cho các bạn sinh viên nhiều trải nghiệm thú vị, ý nghĩa và tạo động lực rèn luyện bản thân.
Người trẻ nhiệt huyết lan tỏa giá trị ‘Sinh viên 5 tốt’

Người trẻ nhiệt huyết lan tỏa giá trị ‘Sinh viên 5 tốt’

SVVN - Bước sang năm mới 2025, Nguyễn Huỳnh Thùy Linh – Ủy viên Ban Chấp hành Hội Sinh viên trường ĐH Bình Dương, người vừa đạt giải thưởng danh giá "Sao Tháng Giêng" năm học 2023 – 2024 – tiếp tục truyền cảm hứng mạnh mẽ cho các bạn sinh viên với câu chuyện về sự nỗ lực không ngừng nghỉ của mình.