To do list là gì?
“To do list” là cách bạn tự liệt kê, thực hiện và giám sát chính mình để hoàn thành mục tiêu công việc hiệu quả, đúng kế hoạch. Tạo lập “To do list” hiệu quả giúp bạn không bị rối, mọi việc được làm đảm bảo theo thứ tự rõ ràng dù theo trình tự thời gian, hay theo thứ tự ưu tiên việc quan trọng và việc ít quan trọng hơn. Bạn cũng có thể dễ dàng kiểm tra năng suất làm việc của mình trong một ngày, tuần, tháng… cũng như kiểm soát được tổng thể công việc.
Để lập một bản “To do list” hiệu quả, bạn cần lưu ý 7 điều sau
Thực tế
Dù là bản “To do list” này do công việc từ cấp trên chỉ định hay là do bạn lập ra cho chính bản thân mình để thực hiện một mục tiêu nào đó thì cũng cần đảm bảo tính thực tế. Hãy ước lượng xem khả năng của bạn và điều kiện để hoàn thành nó. Bạn có thể trao đổi ngay với sếp nếu bị giao các việc quá sức, quá khả năng hoặc việc quá nhiều trong thời gian đó. Nên tránh tình trạng lập ra bản “To do list” xa rời thực tế không thể hoàn thành.
 |
Phân chia ra từng giai đoạn cụ thể
Thay vì ghi ra một loạt danh sách dài việc cần làm, bạn có thể chia nhỏ theo mốc thời gian (ngày, tuần, tháng) hoặc theo từng giai đoạn của dự án.
Việc phân chia theo từng giai đoạn làm cho bạn không bị rối. Xong giai đoạn nào đó bạn có thể tự tổng kết và kiểm tra xem tình hình thực hiện như thế nào để có thể rút kinh nghiệm điều chỉnh cho những giai đoạn tới.
Dự kiến đúng thời gian thực hiện
Bạn có thể thấy đúng giờ, đúng hạn luôn là yêu cầu hàng đầu ở ứng viên trên các tin đăng tuyển việc làm Đồng Nai mới nhất hoặc bất kỳ nơi nào khác. Khi lập To do list bạn cần đưa ra thời hạn cho từng việc. Điều này rất quan trọng, nếu không dự kiến đúng thời gian thì sẽ rơi vào tình trạng lộn xộn, thực hiện sai kế hoạch, việc làm trước sẽ chiếm thời gian của việc sau. Do đó, để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, bạn phải dự kiến đúng, đủ thời gian. Có như vậy mới đảm bảo không bị trễ deadline cũng như vỡ kế hoạch.
Lập “To do list” theo mức độ ưu tiên
Như đã nói ở phần To do list là gì, bạn nên nắm rõ tính chất công việc bao quát và lưu ý đến việc ưu tiên. Ưu tiên việc theo thứ tự: thời hạn phải hoàn thành (deadline), mức độ quan trọng/ cần thiết. Việc deadline gần nhất ưu tiên làm trước; Việc quan trọng có tính quyết định ưu tiên làm trước; Việc khẩn cấp làm trước các việc không quan trọng mấy…
Dự kiến tình huống phát sinh và có phương án dự phòng
Hãy dự kiến đến các tình huống phát sinh khi lập bảng To do list. Sẽ có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành bản kế hoạch của bạn. Chẳng hạn: khách hàng đổi ý; sếp lại giao thêm một công việc gấp đột xuất, đồng nghiệp trợ giúp bị ốm… Ngoài ra cũng phải liên hệ đến các vấn đề cá nhân như sức khỏe của bản thân, thời gian dành cho việc nào đó, những trận ốm đột xuất của người thân gia đình, thời tiết xấu khiến bạn không thể làm… Hãy đảm bảo rằng bạn vẫn có quỹ thời gian hoặc giải pháp dự phòng nếu lỡ có những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến.
 |
Liên kết đến khả năng của các bộ phận khác (nếu có)
Điều lưu ý khi lập bảng “To do list” đó là liên hệ đến khả năng làm việc, kết hợp giữa bạn và bộ phận khác. Hãy đảm bảo rằng họ sẽ làm đúng như kế hoạch với bạn, đôi khi bạn dự định hoàn thành như vậy nhưng bộ phận khác không thể làm kịp một công đoạn của họ như bạn. Do đó hãy cân nhắc khoảng thời gian đảm bảo rằng bộ phận khác có thể thực hiện đúng như dự định đã đặt ra.
Liệt kê cả mức độ thành công và thất bại, tìm nguyên nhân
Bạn cần liệt kê ra mức độ thành công, năng suất thực hiện trong từng công việc để phát huy phương thức thực hiện. Bên cạnh đó cũng phải liệt kê ra điều thất bại, tìm nguyên nhân để khắc phục và tránh mắc lại trong những lần tiếp theo.
Một bản “To do list” được lập một cách khoa học sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian và làm việc tốt hơn. Sau khi đã tìm hiểu To do list là gì và tầm quan trọng, hãy áp dụng các lời khuyên hữu ích trên đây để lập một bản To do list hiệu quả nhé.
