Ở thời điểm năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người giàu nhất thế giới. Ông là giám đốc Tập đoàn Sắt thép Bethlehem, là công ty đóng tàu lớn nhất và là nhà sản xuất sắt thép lớn thứ hai của nước Mỹ vào lúc đó. Ông cũng nổi tiếng là người luôn tìm những cách mới để tăng sức cạnh tranh. Một hôm, với mục đích tăng tính hiệu quả cho đội ngũ của mình, ông đã sắp xếp một cuộc gặp với nhà tư vấn về hiệu suất công việc cũng rất được kính trọng, tên là Ivy Lee.
Bản thân Lee cũng là một doanh nhân thành công và ông được coi là người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng. Schwab mời Lee vào văn phòng và bảo:
- Ông hãy cho tôi biết một cách để làm được nhiều việc hơn.
- Hãy cho tôi 15 phút với mỗi giám đốc điều hành của ông! - Lee đáp.
- Tôi sẽ phải chi bao nhiêu tiền? - Schwab hỏi.
- Không gì cả, trừ phi cách đó có hiệu quả. Sau ba tháng, ông có thể gửi tôi một tấm séc, bao nhiêu tiền là tùy ông cảm thấy cách của tôi có giá trị bao nhiêu đối với ông.
Doanh nhân Charles M. Schwab. Trong 15 phút gặp gỡ với mỗi giám đốc điều hành, Lee giải thích phương pháp đơn giản của mình để đạt được hiệu suất công việc tối ưu:
- Cuối mỗi ngày, hãy viết ra 6 việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Không viết nhiều hơn 6 việc.
- Đặt thứ tự ưu tiên 6 việc đó theo mức độ quan trọng thực sự.
- Ngày hôm sau, khi đến công ty, hãy chỉ tập trung vào việc thứ nhất. Làm cho đến khi xong rồi mới chuyển sang việc thứ hai.
- Thực hiện những việc còn lại theo cách tương tự. Cuối mỗi ngày, hãy chuyển việc nào chưa xong sang danh sách mới gồm 6 việc cần làm cho ngày hôm sau.
- Lặp lại điều này trong mỗi ngày làm việc.
Chiến lược này có vẻ đơn giản, nhưng Schwab và đội ngũ điều hành của ông vẫn thử. Sau ba tháng, Schwab rất mừng với hiệu suất của công ty. Ông lại mời Lee đến văn phòng và đưa ông tấm séc 25.000 đôla (số tiền này vào năm 1918 tương đương với 400.000 đôla hiện nay).
Nhà tư vấn Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee rất đơn giản, tại sao nó lại hiệu quả đến thế?
Thứ nhất, chính vì đơn giản nên người ta dễ làm theo nó. Nhiều người cho rằng, nó không tính đến những việc phức tạp nảy sinh trong cuộc sống. Đúng, những việc khẩn cấp sẽ nảy sinh. Khi đó, bạn cần cố phớt lờ chúng. Nếu cần thì cứ xử lý chúng, nhưng hãy quay lại với danh sách ưu tiên của mình sớm nhất có thể. Hãy dùng những nguyên tắc đơn giản để dẫn dắt những hành vi phức tạp.
Phương pháp Ivy Lee bắt đầu rất đơn giản: Hãy viết ra 6 việc bạn cần làm trong ngày. Thứ hai, nó buộc bạn phải đưa ra quyết định. Bạn có thể thắc mắc tại sao Lee lại đưa ra con số 6 việc mỗi ngày. Nó cũng có thể là 5 việc, cũng không sao. Tuy nhiên, việc tự đặt luôn một giới hạn cho mình sẽ tạo nên điều kỳ diệu. Bạn bắt buộc phải tìm ra việc gì là quan trọng nhất, thay vì chìm ngập trong rất nhiều việc không cần thiết.
Thứ ba, nó gạt đi được nỗi ngại bắt đầu. Điều cản trở bạn hoàn thành hầu hết mọi việc chính là… ngại bắt đầu. Phương pháp của Lee buộc bạn phải quyết định nhiệm vụ đầu tiên từ tối hôm trước ngày bạn đi làm. Cách này thực ra rất có ích: Sáng ra, bạn sẽ không phải băn khoăn xem nên làm gì vào hôm nay, mà bắt tay vào việc ngay lập tức.
Muốn đến đích, bạn phải bắt đầu. Thứ tư, nó buộc bạn làm việc kiểu “đơn nhiệm”. Xã hội hiện đại rất thích những gì “đa nhiệm”, cho rằng “bận rộn” đồng nghĩa với “tốt hơn”. Trong khi điều ngược lại mới là đúng. Có ít ưu tiên thôi thì làm sẽ tốt hơn. Tất cả những người xuất sắc trong mọi lĩnh vực đều có một điểm chung: Họ tập trung. Lý do rất đơn giản: Bạn không thể làm tốt một việc được, nếu liên tục chia thời gian của mình ra 10 hướng khác nhau.
